3 preguntas clave para implementar RPA de forma exitosa

La automatización robótica de procesos o RPA (por sus siglas en inglés) es un enfoque metodológico y técnico que las empresas están utilizando para automatizar tareas operativas con el objetivo de mejorar su eficiencia, reducir costos, errores y reprocesos.

Sin embargo, algunas de estas iniciativas de robotización no brindan  mayor valor a la organización ya que no persiguen un objetivo de negocio en específico, en otras palabras, algunas empresas inician esfuerzos de “robotizar por robotizar” simplemente por entrar en la moda de la automatización.

Para que las empresas no caigan en este tipo de errores es necesario que antes de implementar la automatización robótica de procesos en las áreas de negocio, se realice una definición de la estrategia en los procesos. Dicha estrategia ayuda a entender y cuantificar los beneficios de la puesta en ejecución de esta iniciativa de automatización con base en motivadores de negocio que representan mayor beneficio y rentabilidad.

Esta estrategia busca resolver preguntas tales como: ¿Por qué es valioso para la empresa una iniciativa RPA? ¿Para qué va a invertir en una iniciativa RPA? y ¿Cómo se va a organizar la empresa para comenzar con una iniciativa RPA? 

3 puntos claves para implementar la automatización

¿Por qué la automatización robótica es valiosa para la empresa?

Definir el Por qué ayuda a las organizaciones desde una perspectiva de negocio a identificar cuáles son las razones por las que se quiere entrar en una iniciativa de RPA. Generalmente, hay muchos argumentos para que una organización implemente automatización robótica de procesos. 

• Eficiencia Operativa: un robot puede trabajar más tiempo y es más rápido que un humano por lo que puede realizar muchas más tareas en menor tiempo.
• Aumento en la calidad: al no cometer errores en los pasos que pueda llegar a tener las tareas, los robots tienen un mayor margen de calidad que los humanos.
• Ventaja competitiva: la implementación de robots es mucho más rápida y sencilla que otro tipo de herramientas de Tecnología de la Información (TI).
• Disminución de riesgos: los robots pueden implementar una mayor trazabilidad de las actividades que realizan. De igual manera, gestionan más eficiente credenciales de sistemas de información que pueden llegar a ser críticos para la organización.

¿Para qué hacer una inversión en RPA?

El para qué debe definir el beneficio tangible o intangible que se va a perseguir con RPA, dependiendo de la razón o razones que se hayan elegido anteriormente en el Por qué. Estos beneficios pueden estar relacionados con una mayor agilidad empresarial, cumplimiento normativo y de gobierno o reducción de FTE (Full Time Equivalent).

Todas estos beneficios al final tendrán que impactar directamente o indirectamente al retorno de la inversión (ROI), de la empresa y para medir qué tan cerca o lejos  del cumplimiento de los objetivos se deben establecer indicadores que permitan a la organización conocer el estado en tiempo real de las iniciativas de RPA para que puedan tomar acciones preventivas o correctivas en caso de que sea necesario. 

¿Cómo se debe organizar la empresa para implementar RPA?

El cómo precisa las actividades que se llevarán a cabo para hacer la implementación de la iniciativa de RPA. Entre esas actividades que se deben planificar están las relacionadas con las  pruebas de valor con las diferentes herramientas de automatización robótica de procesos para seleccionar aquella que se adecue más a las necesidades económicas y funcionales de la organización.

Se define el tipo de equipo que se va utilizar para la implementación, si va a usar un equipo outsourcing, in house o un equipo mixto para trabajar en el levantamiento, el diseño, análisis, desarrollo y evolución de los robots.

Por último, y muy importante se debe establecer el modelo de gobierno para controlar los robots dentro de la organización, definiendo roles y responsabilidades para evitar que RPA  se vuelva un problema para la operación de TI materializando riesgos de seguridad o disponibilidad de sistemas de información legados.

Las empresas pueden beneficiarse de la implementación de RPA en sus procesos de negocio, reduciendo costos, reprocesos, riesgos y aumentando la eficiencia operativa. Sin embargo, una empresa puede tener problemas en la implementación de una iniciativa de automatización robótica de procesos si no cuenta con un plan estratégico alineado a los objetivos organizacionales.

Por ello, es valioso recordar la frase: “Nadie planea fracasar, pero la mayoría de los que fracasan no tenían un plan”.  Tener una estrategia con objetivos y planes de acción es mucho mejor que actuar sobre la marcha y no tener destino claro al cual se quiere llegar.